Wer Waren direkt bei chinesischen Herstellern einkauft, spart oft deutlich gegenüber dem Einkauf beim Großhändler oder Zwischenhändler in Europa. Gleichzeitig steigt der Aufwand: Sie brauchen verlässliche Lieferanten, müssen Qualität aus der Ferne sichern und den Zoll richtig abwickeln. Dieser Leitfaden zeigt die zehn Schritte, die bei jedem Projekt anfallen, und woran Einsteiger am häufigsten scheitern.
1. Lohnt sich der Import aus China für Sie?
Direktimport lohnt sich vor allem, wenn Sie regelmäßig oder in nennenswerten Mengen einkaufen, eigene Produkte (Private Label) aufbauen wollen oder ein Produkt suchen, das es in Europa so nicht oder nur überteuert gibt. Für sehr kleine Einzelmengen relativieren Fracht, Zoll und Aufwand den Preisvorteil schnell. Rechnen Sie deshalb früh mit dem Preis „frei Haus“ (siehe Schritt 10) und nicht nur mit dem Fabrikpreis.
2. Produkt und Zielpreis definieren
Je genauer Ihre Anfrage, desto besser die Angebote. Halten Sie schriftlich fest: Material, Maße, Farbe, Verwendungszweck, gewünschte Menge, Zielpreis, Verpackung und benötigte Zertifikate. Fotos, Skizzen oder ein Referenzprodukt helfen enorm. Unklare Anfragen führen zu unklaren Angeboten – und zu Überraschungen bei der Lieferung.
3. Lieferanten finden und prüfen
Quellen sind Plattformen wie Alibaba oder 1688, Messen (etwa die Canton Fair), Empfehlungen und Sourcing-Agenten. Wichtig ist weniger, wo Sie einen Lieferanten finden, sondern wie Sie ihn prüfen: Ist es eine Fabrik oder ein Handelsunternehmen? Passt die Produktionskapazität? Gibt es Referenzen? Eine ausführliche Checkliste finden Sie in unserem Ratgeber Seriöse Lieferanten in China erkennen.
4. Muster und Verhandlung
Bestellen Sie vor der Serienproduktion immer Muster – am besten von zwei bis drei Lieferanten im Vergleich. Verhandeln Sie erst, wenn die Qualität stimmt. Gute Hebel sind Menge, Zahlungsbedingungen, Folgeaufträge und Standardisierung (etwa Standardfarben statt Sonderanfertigung). Verhandlungen in der Landessprache und mit Verständnis für die Kostenstruktur des Werks führen meist zu spürbar besseren Konditionen.
5. Bestellung, Zahlung und Incoterms
Legen Sie alle Details in einem schriftlichen Vertrag oder einer Auftragsbestätigung fest: Spezifikation, Toleranzen, Liefertermin, Verpackung, Prüfkriterien, Vorgehen bei Mängeln. Häufig üblich ist eine Anzahlung bei Auftragserteilung und die Restzahlung vor Versand. Zahlen Sie ausschließlich auf ein Firmenkonto, das auf den Namen des Vertragspartners lautet.
Die Incoterms regeln, wer wann welche Kosten und Risiken trägt. Bei EXW holen Sie die Ware im Werk ab und organisieren alles selbst, bei FOB liefert der Hersteller bis an Bord des Schiffes, bei CIF zahlt er zusätzlich Fracht und Versicherung bis zum Zielhafen. Für Einsteiger ist ein klar definiertes Paket meist sicherer als ein Flickenteppich aus Einzelleistungen.
6. Produktion und Qualitätskontrolle
Die Produktion dauert je nach Produkt oft 30 bis 45 Tage. Qualität lässt sich aus der Ferne nur begrenzt beurteilen. Deshalb sind Prüfungen vor Ort sinnvoll: eine Kontrolle während der Produktion und eine Endkontrolle vor dem Versand nach vorher festgelegten Kriterien (Stichprobenprüfung, Funktionstest, Maße, Verpackung, Etiketten). Was einmal verladen ist, lässt sich nur noch schwer reklamieren.
7. Transport: See, Luft oder Bahn
Die Wahl richtet sich nach Volumen, Dringlichkeit und Budget. Die Zeiten sind grobe Richtwerte und schwanken je nach Route, Saison und Auslastung:
- Seefracht: am günstigsten pro Kilogramm und Kubikmeter, ideal für größere Mengen; rechnen Sie inklusive Vor- und Nachlauf mit mehreren Wochen.
- Luftfracht: am schnellsten (oft wenige Tage), aber deutlich teurer – sinnvoll für Muster, eilige oder hochwertige, leichte Ware.
- Bahnfracht: als Mittelweg zwischen Preis und Geschwindigkeit, meist schneller als See und günstiger als Luft.
8. Zoll und Einfuhrumsatzsteuer
Für gewerbliche Einfuhren benötigen Sie eine EORI-Nummer. Auf den Zollwert fallen je nach Warengruppe Zoll und stets Einfuhrumsatzsteuer an. Wie sich beides zusammensetzt und welche Dokumente Sie brauchen, erklären wir im Ratgeber Zoll und Einfuhrumsatzsteuer beim China-Import.
9. Rechtliche Pflichten in der EU
Mit dem Import werden Sie in der Regel zum „Inverkehrbringer“ und tragen die Verantwortung für die Konformität der Ware. Typische Punkte sind:
- CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung für regulierte Produkte (etwa Elektronik, Spielzeug, Maschinen),
- Produktsicherheit (GPSR): Kennzeichnung, Gebrauchsanleitung und ein verantwortlicher Wirtschaftsakteur in der EU,
- Verpackungsgesetz: Registrierung bei der Zentralen Stelle Verpackungsregister (LUCID) und Systembeteiligung für Verkaufsverpackungen,
- Elektro- und Batteriegesetz bei Geräten und Akkus,
- Kennzeichnungspflichten für Textilien, Kosmetik oder Nahrungsergänzung.
Wichtig: Die Anforderungen hängen stark vom Produkt ab. Klären Sie sie vor der Bestellung, nicht erst am Zoll.
10. Kosten realistisch kalkulieren
Der Fabrikpreis ist nur ein Baustein. Kalkulieren Sie den Einstandspreis pro Stück mit allen Positionen: Warenwert, Agenturprovision (falls Sie mit einem Agenten arbeiten), Qualitätskontrolle, Fracht und Versicherung, Zoll, Einfuhrumsatzsteuer (für Unternehmer meist als Vorsteuer abziehbar), Hafen- und Speditionskosten im Inland sowie Lager und Auslieferung. Erst dann sehen Sie, ob Ihre Marge stimmt.
Mit Agent oder allein importieren?
Wer Erfahrung und Zeit mitbringt, kann alle Schritte selbst gehen. Ein Sourcing-Agent lohnt sich, wenn Sie Risiken minimieren, Sprach- und Kulturbarrieren umgehen und sich auf Ihr eigentliches Geschäft konzentrieren möchten. Bei uns zahlen Sie dafür eine transparente Provision auf den Warenwert – ohne Grundgebühr und ohne versteckte Kosten. Wie das im Detail abläuft, sehen Sie unter So funktioniert’s.